Een van de voordelen van het zelfstandig ondernemerschap is de mogelijkheid om bepaalde kosten in te brengen als beroepskosten. Deze aftrekbare uitgaven verminderen je belastbaar inkomen, wat uiteindelijk resulteert in lagere belastingen. Maar wat zijn beroepskosten precies, en welke kosten komen in aanmerking? In dit artikel gaan we dieper in op dit onderwerp en bieden we inzichten in hoe je als zelfstandig ondernemer optimaal kunt profiteren van beroepskosten.

Wat zijn beroepskosten?

In eenvoudige bewoordingen zijn beroepskosten uitgaven die nuttig zijn voor je zelfstandige activiteit. De fiscus definieert ze als "fiscaal aftrekbare kosten die bedoeld zijn om je zaak te doen draaien" Maar wat betekent dat in de praktijk?

Het is aan jou om te beoordelen of een bepaalde uitgave in je boekhouding past, zelfs als je een boekhouder hebt. Bij een fiscale controle moet je kunnen aantonen waarom een specifieke uitgave nuttig was voor je onderneming. Dit kan variëren van zeer duidelijke gevallen tot situaties die wat meer uitleg vereisen.

Een handige vuistregel is: Als je dezelfde uitgave zou doen als werknemer voor een werkgever, en die werkgever zou deze uitgave vergoeden, dan is de kans groot dat je deze uitgave als beroepskost kunt opnemen.

Waarom zijn beroepskosten nuttig?

Nu je begrijpt wat beroepskosten zijn, laten we eens kijken waarom ze zo belangrijk zijn voor jou als startende ondernemer:

• Lagere sociale bijdragen: In België zijn sociale bijdragen voor zelfstandige ondernemers een aanzienlijke kostenpost (20,5%). Maar hier komt de truc: je sociale bijdragen worden berekend op basis van je winst. Hoe lager je winst, hoe minder je aan sociale bijdragen betaalt.
• Minder personenbelasting: De winst van je zelfstandige activiteit vormt ook de basis voor de berekening van je personenbelasting. Minder winst betekent dus minder belastingen die je aan de overheid moet betalen.

In feite is de winst die overblijft na het aftrekken van je beroepskosten wat je daadwerkelijk overhoudt als ondernemer. Dus, hoe meer beroepskosten je kunt rechtvaardigen, hoe lager je uiteindelijke belastingdruk zal zijn.

Welke kosten kan je inbrengen?

Nu rijst de vraag: welke kosten kun je eigenlijk als beroepskosten inbrengen? Hier zijn enkele voorbeelden:

• Zakelijke maaltijden: Als je zakelijke maaltijden hebt met klanten, leveranciers of partners, kun je een deel van deze kosten als beroepskosten opvoeren. Dit geldt echter alleen voor maaltijden die direct verband houden met je bedrijf. Het is belangrijk om de bonnen en facturen goed te bewaren en duidelijk aan te geven welke zakenrelatie betrokken was bij de maaltijd.
• Opleidingskosten: Als zelfstandige is het essentieel om bij te blijven en je vaardigheden en kennis voortdurend te verbeteren. Daarom zijn opleidingskosten, zoals inschrijvingsgeld voor relevante cursussen, workshops of seminars, boeken of leermiddelen, volledig aftrekbaar als beroepskosten.  Zorg ervoor dat je alle relevante documentatie bewaart, inclusief betalingsbewijzen en certificaten van voltooiing.
• Gsm en laptop: Als je een mobiele telefoon of laptop aankoopt en deze gedeeltelijk voor je bedrijf gebruikt, kun je de aankoopprijs en kosten zoals internet- en gsm-abonnementen gedeeltelijk opvoeren.
• De wagen: Als je een auto gebruikt voor je bedrijf, kun je kosten zoals de aankoop, onderhoud, verzekeringen, brandstof, verkeersbelasting, en inschrijvingstaks gedeeltelijk als beroepskosten opvoeren. Je moet wel het beroepsmatig gebruik ervan inschatten, omdat je de auto mogelijk ook privé gebruikt.
• De woning: Kosten zoals elektriciteit, gas, internet, (brand)verzekering en onroerende voorheffing kunnen deels in aanmerking komen als je een deel van je huis als kantoor gebruikt.
• Andere kleine aankopen: Zelfs kleine aankopen zoals kantoorinrichting, decoratie, kantoorbenodigdheden, software, en meer kunnen als beroepskosten worden beschouwd, zolang je kunt aantonen dat je ze gedeeltelijk voor je onderneming gebruikt.

Het is belangrijk om in gedachten te houden dat je het beroepsmatig percentage van deze kosten moet schatten, omdat je waarschijnlijk sommige items zowel voor persoonlijke als zakelijke doeleinden gebruikt. Het aanleren van de mindset om kritisch na te denken over elke uitgave en of deze al dan niet als beroepskost kan worden beschouwd, kan even duren. Maar onthoud dat elke kost die je kunt rechtvaardigen als beroepskost een directe impact heeft op je belastingen en uiteindelijk je winst.