Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie via het Europese Peppol-netwerk de standaard voor Belgische ondernemingen. Veel organisaties vragen zich daarom af: geldt die verplichting ook voor mijn vzw?

In dit artikel lees je op een duidelijke manier wat de nieuwe wet inhoudt, hoe je weet of jouw vzw btw-plichtig is en welke stappen je best nu al zet.

Wat is een gestructureerde elektronische factuur?

Een gestructureerde elektronische factuur is een factuur die rechtstreeks van de software van de verzender naar de software van de ontvanger gaat, via het decentrale Peppol-netwerk.

Belangrijke nuance:
Een pdf per e-mail is geen gestructureerde elektronische factuur. Ook een pdf die je verstuurt via een platform wordt volgens de wet niet als e-factuur beschouwd. Tussen btw-plichtige ondernemingen is dat vanaf 2026 dus niet langer voldoende.

Is e-facturatie verplicht voor mijn vzw?

De verplichting geldt alleen voor transacties tussen btw-plichtige ondernemingen. Is één van de twee partijen niet btw-plichtig? Dan vallen die facturen buiten de verplichting.

Voor vzw’s betekent dat concreet:

• Ben je btw-plichtig? Dan moet je vanaf 2026 e-facturen via Peppol kunnen versturen én ontvangen.
• Ben je niet btw-plichtig? Dan geldt de verplichting niet voor de facturen die je verstuurt.

De overheid biedt een handige vragenlijst: “Valt mijn bedrijf onder de verplichte B2B e-facturatie?” Deze geeft je in enkele stappen zekerheid.

Voor veel vzw’s — waaronder 4de Pijlerorganisaties — zal het antwoord doorgaans zijn: nee, de verplichting geldt niet.

Maar… waarom zou mijn vzw toch met Peppol werken?

Ook al is het voor veel vzw’s niet verplicht om e-facturen te versturen, het wordt wel steeds relevanter om Peppol-facturen te kunnen ontvangen.

Vanaf januari 2026 zullen steeds meer leveranciers jou vragen om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen. Zelf geen facturen versturen via Peppol is geen probleem, maar ontvangen zal vroeg of laat de norm worden.

Met andere woorden: het is slim om nu al te bekijken hoe je jouw vzw kan aansluiten, zodat de overstap rustig en zonder tijdsdruk kan verlopen.

Speciaal voor vzw’s die enkel Peppol-facturen willen ontvangen maar zelf geen facturen via Peppol versturen, is er het voordelige Peppol-Inbox abonnement.

Is mijn vzw btw-plichtig?

De meeste vzw’s zijn dat niet.
Je bent geen btw verschuldigd wanneer:

• je vzw vrijgesteld is van btw
• de activiteiten louter als doel hebben financiële steun te verlenen aan de vzw
• de activiteit georganiseerd wordt door jouw vzw en de opbrengst volledig naar de vzw gaat

Let wel: deze activiteiten mogen niet zo frequent worden dat ze als hoofdactiviteit beschouwd worden — in dat geval kan de btw-plicht tóch van toepassing zijn.

Conclusie: Moet mijn vzw e-factureren via Peppol?

In de meeste gevallen: nee.
Maar: Peppol kunnen ontvangen zal steeds belangrijker worden, ook voor niet-btw-plichtige organisaties.